Każdy pracodawca, który posiada własną działalność gospodarczą i zatrudnia pracowników, bez względu na ich ilość ma obowiązek sporządzania dokumentacji pracowniczej w formie akt osobowych, a następnie ich archiwizacji. Właściciel przedsiębiorstwa dla każdego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę zakłada i prowadzi indywidualną teczkę osobową, która zawiera wszelkie dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie, przebiegiem tej współpracy oraz pismami, które dotyczą ustania pracy. Oprócz deklaracji, które zawierają informację, księgowego obowiązuje również przechowywanie dokumentacji płacowej, na podstawie której obserwować można ewidencję zawierającą dane dotyczące wypłacanego wynagrodzenia za dany okres.

Pracownik może zażądać od pracodawcy przedstawienia dokumentacji, na podstawie której obliczany i wypłacany jest wymiar wynagrodzenia. Brak jest w przepisach Kodeksu Pracy regulacji zakazującej wykonania takiej czynności, więc osoba zatrudniona może mieć do tego pełne prawo.

Przechowywanie dokumentów pracowniczych jest obowiązkiem każdej osoby, która we własnej firmie posiada zatrudnionych pracowników, bez względu na rodzaj prowadzonej działalności.