Do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów upoważnione zostały osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, a także spółki cywilne, jawne i partnerskie, których przychody za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości 1 200 000 euro. Podatnicy Ci powinni założyć dany dokument pierwszego stycznia danego roku podatkowego.

KPiR można prowadzić zarówno w formie papierowej, jak elektronicznej. Prowadzenie księgi przy pomocy komputera jest o wiele mniej czasochłonne oraz bardziej estetyczne. Aby było ono prawidłowe wymaga się pisemnego określenia szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego za pomocą którego będą prowadzone księgi, zagwarantowanie niezwłocznego wglądu do treści dokonanych zapisów, a także przechowywanie zapisanych danych na nośnikach pamięci. Nie ma już jednak obowiązku drukowania księgi przychodów i rozchodów prowadzonej w wersji elektronicznej. Do niedawna przedsiębiorca musiał ją wydrukować do 20. dnia każdego miesiąca za poprzedni miesiąc.