Prowadzenie ewidencji wynagrodzeń pracowników jest jednym z obowiązków każdego przedsiębiorcy, który zatrudnia w swojej firmie pracowników. W przypadku dużych firm czynnościami związanymi z obsługą formalną osób zatrudnianych zajmuje się dział kadr i płac, w przypadku małych firm wszystkimi czynnościami księgowymi zajmuje się najczęściej sam właściciel.

Wynagrodzeniem nazywamy ogół wpłat pieniężnych brutto, bez potrąceń i świadczeń w naturze wypłacanych osobom fizycznym, należnych z tytułu wykonaniu pracy lub stosunku pracy. Wynagrodzenie brutto pomniejszone jest o potrącenia obowiązkowe i dobrowolne (raty pożyczek). Potrącenia obrazkowe to przede wszystkim ubezpieczenia społeczne (chorobowe, wypadkowe, rentowe, emerytalne), potrącenia z tytułów egzekucyjnych i wykonawczych oraz podatek dochodowy od osób fizycznych.

Ewidencję rozrachunków z pracownikami najczęściej prowadzi się w ramach jednego konta syntetycznego, w którym po jednej stronie zapisuje się koszty według rodzajów, a po drugiej rozrachunki z tytułu wynagrodzeń.