Jeżeli jesteś płatnikiem, który co miesiąc rozlicza składki adekwatnie na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy itp. to może składać dokumenty w formie elektronicznej za pomocą odpowiednich formularzy. Deklaracje dzielą się na zgłoszeniowe, składane przeważnie na początku prowadzenia działalności gospodarczej oraz w przypadku, gdy zatrudniany jest nowy pracownik oraz rozliczeniowe, które sporządzane są na podstawie formularza głównego oraz dodatkowych załączników i zawierają np. ewidencje rozliczanych składek oraz świadczenia, które podlegały opłacaniu. Sporządzanie deklaracji ZUS następuje w każdym miesiącu i wysyłane jest do 10 lub 15 dnia, w zależności za kogo opłacane są należności.

W przypadku początkujących przedsiębiorców pierwszą deklarację składa się w krótkim czasie po rozpoczęciu działalności, jednak jeżeli właściciel firmy opłaca składki ZUS wyłącznie za siebie, to może zostać zwolniony z comiesięcznego wysyłania deklaracji.

Najważniejszym jednak punktem w całym procesie sporządzania i przesyłania dokumentów w każdym przypadku jest pilnowanie terminów, w jakim składane są formularze, aby przypadkiem nie przegapić daty, ponieważ może się okazać, że w konsekwencji przedsiębiorca może otrzymać np. karę pieniężną.